Hop til indhold

Revisionsdato: 22. oktober 2020

I forbindelse med overgangen mellem studieadministrative systemer er der en række opgaver, der skal gennemføres. Det er institutionens ansvar at sikre, at alle opgaver, bortset fra de opgaver, som BUVM håndterer ved overgangene, er gennemført, og at alle krav til overgangen er opfyldt. Endvidere skal en række øvrige myndigheder orienteres om skiftet, herunder Statens Uddannelsesstøtte hos Uddannelses- og Forskningsstyrelsen samt Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag hos ATP.

Varsling af overgang til BUVM

Institutionen skal informere STIL's team for studieadministration via fritvalg@stil.dk om dato for overgang senest to måneder før den ønskede overgangsdato. STIL koordinerer med institutionen og aftaler procedurer for en række af de interne systemer i BUVM.

Institutionen skal informere STUK's Center for Institutionsdrift og Administration om overgangsdatoen af hensyn til aftale vedrørende aktivitetsindberetning samt udbetaling af tilskud. Henvendelsen sendes til tore.dyrberg-jessen@stukuvm.dk.

Varsling af øvrige parter

Institutionen skal informere diverse eksterne parter om overgangen. Hvem afhænger af, hvilke regler og krav der gælder ift. institutionens udbud. Det kan dog bl.a. være Uddannelses- og Forskningsstyrelsen i forhold til SU, ATP i forhold til AUB og Miljøstyrelsen i forhold til MAB (landbrugsuddannelser). Ligeledes kan det være relevant at orientere faglige udvalg, leverandører af tredjepartssystemer og samarbejdsskoler.

Varsling af andre institutioner

Institutioner kan have behov for at udveksle data med hinanden. For erhvervsuddannelserne gælder det særligt ift. bl.a. i forhold til elevflytning, -deling, -udlån samt ved booking på eksterne skolehjem. For AMU kan det desuden omfatte AMU-udlånsaktivitet. Ved overgangen til nyt studieadministrativt system skal det derfor afklares mellem samarbejdsskoler, hvordan denne type dataudveksling skal håndteres.

Institutionens opgaver før overgang til nyt studieadministrativt system

En opsummering af nogle af de vigtigste opgaver dækker:

  • Alle aktivitetsindberetninger til CØSA skal være gennemført i henhold til aftale med STUK's Center for Institutionsdrift og Administration. Det gælder alle uddannelsesområder.
  • Igangværende og fremtidige elevflytninger, -deling og -udlån skal være håndteret. Det samme gælder bookinger på eksterne skolehjem. Det gælder særligt EUD.
  • Alle skoleophold og skolehjemsophold, der ikke kan indberettes fra det nye system skal være indberettet til AUB forinden. Det gælder særligt EUD.
  • Alle skoleophold, der ikke kan indberettes fra det nye system skal være indberettet til SU forinden. Det gælder særligt EUD.
  • Alle oplysninger til Eksamensdatabasen skal være overført inden overgangen. Det gælder særligt GYM og AMU.

Se oversigt over opgaver ved overgang til nyt studieadministrativt system.


Sidst opdateret: 23. januar 2020