Revisionsdato: 23. januar 2020

I forbindelse med overgangen fra EASY-A til et andet studieadministrativt system er der en række opgaver, der skal gennemføres. Det er institutionens ansvar at sikre, at alle opgaver, bortset fra de opgaver STIL har i forbindelse med EASY-A, er gennemført, og at alle krav til overgangen er opfyldt. Endvidere skal en række øvrige myndigheder orienteres om skiftet, herunder Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet (STUK), Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte i Uddannelses- og Forskningsministeriet samt Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag hos ATP.

Se oversigt over opgaver ved overgang til nyt studieadministrativt system.

Varsling af overgang til BUVM

Institutionen skal informere STIL's kontor for studieadministration via fritvalg@stil.dk om dato for overgang senest to måneder før den ønskede overgangsdato. STIL koordinerer med institutionen og aftaler procedurer for en række af de interne systemer i BUVM.

Institutionen skal informere STUK's Center for Institutionsdrift og Administration om overgangsdatoen af hensyn til aftale vedrørende aktivitetsindberetning samt udbetaling af tilskud. Henvendelsen sendes til tore.dyrberg-jessen@stukuvm.dk.

Varsling af andre institutioner

Institutionen skal informere sine samarbejdsskoler om dato for overgang. I denne sammenhæng skal det aftales, hvordan:

  • Igangværende og fremtidige elevflytninger, -udlån og -delinger med samarbejdsskole skal håndteres (enten kører videre eller slettes og oprettes på ny)
  • Igangværende og fremtidige bookinger på eksterne skolehjem med samarbejdsskole skal håndteres (enten kører videre eller slettes og oprettes på ny)
  • Igangværende og fremtidige udlån af AMU-udbudsgodkendelser med samarbejdsskole skal håndteres ift. aktivitetsindberetning af skole, der ejer udbud

Der kan eventuelt henvises til oversigten over planlagte overgange.

Særligt om elevflytning, -udlån og -deling på ungdomsuddannelserne

Begrebet arrangerende skole benyttes om den institution, der i forhold til en elev er ansvarlig for planlægning og gennemførelse af undervisningen, herunder udstedelse af beviser. Den arrangerende skole er også ansvarlig for, at kommunikation om eleven med eksterne parter gennemføres i den periode, skolen er arrangerende skole for en elev. En elev kan kun have én arrangerende skole på et givet tidspunkt. Det er kun den arrangerende skole (eller en skole bemyndiget af den arrangerede skole), der må hjemtage tilskud for en elev. Der anvendes endvidere begrebet gennemførende skole. Den gennemførende skole er i forhold til en elev ansvarlig for gennemførelse af aftalte aktiviteter med den arrangerende skole.

  • Elevflytning anvendes, hvis en elev skal fortsætte sin uddannelse på en anden skole. Elevflytningen betyder, at ansvaret for en elevs uddannelse overføres fra afsenderskolen til modtagerskolen; eleven skifter dermed arrangerende skole. Det er kun den arrangerende skole, der må hjemtage tilskud for en elev, derfor skal der altid findes en eksakt flyttedato, der afgør hvilken skole der er tilskudsberettiget. Ved en flytning skal den afsendende skole sende oplysninger om de karakterer, eleven har modtaget, til modtagerskolen. Eleven skal afgangsmeldes på den afsendende skole og indmeldes på den modtagende skole. Denne hændelse skal overføres til Ungedatabasen.
  • Elevudlån benyttes, når en elev skal modtage undervisning på en anden skole i en periode, men ikke skifte arrangerende skole. Det er således stadig den udlånende skole, der er ansvarlig for elevens uddannelse. Det er kun den arrangerende skole, der må udlåne en elev. Ved elevudlån tillader den arrangerende skole, at en anden skole i en periode må hjemtage tilskud for en elev. Der skal derfor altid kunne findes en start- og en slutdato for et elevudlån. Der skal ved udlån sikres, at det samlede antal tilskudsuger for den enkelte elev holder sig inden for de i uddannelsesmodellen udmeldte uger for den pågældende uddannelse. Den skole, eleven er udlånt til, er ansvarlig for indberetninger til AUB og SU i udlånsperioden. Den skole, eleven er udlånt til, skal også skal sende oplysninger om elevens karakterer og fravær til den arrangerende skole.
  • Elevdeling benyttes, hvis en elev i løbet af en periode modtager undervisning på flere forskellige skoler samtidig, men der ikke skal skiftes arrangerende skole. Det er kun den arrangerende skole, der kan foretage elevdeling, og tilskud kan kun hjemtages af den arrangerende skole. Der skal sendes oplysninger om karakterer og fravær til den arrangerende skole, som foretager alle indberetninger om den delte elev.

Varsling af øvrige parter

Institutionen skal informere diverse eksterne parter om overgangen. Hvem afhænger af, hvilke regler og krav der gælder ift. institutionens udbud. Det kan dog bl.a. være Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte, ATP, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Miljøstyrelsen, ATP, Danmarks Statistik, Industriens Uddannelser, m.v.

Institutionens opgaver i EASY-A før overgang

En opsummering af nogle af de vigtigste opgaver dækker:

  • Alle aktivitetsindberetninger til CØSA skal være gennemført i henhold til aftale med STUK's Center for Institutionsdrift og Administration.
  • Igangværende og fremtidige elevflytninger, -deling og -udlån skal være håndteret. Det samme gælder bookinger på eksterne skolehjem.
  • Alle skoleophold og skolehjemsophold, der ikke kan indberettes fra det nye system skal være indberettet til AUB forinden.
  • Alle skoleophold, der ikke kan indberettes fra det nye system skal være indberettet til SU forinden.
  • Alle oplysninger til Eksamensdatabasen skal være overført inden overgangen.

STIL opgaver i forbindelse med delvise og fulde nedlukning af EASY-A

STIL's opgaver ved overgang afhænger af, om der er tale om en delvis eller fuld overgang.

Opgaverne ved delvise overgange er følgende:

  • Overgang med GYM eller EUD: Hvis man ønsker at dele sin fuldtidsadministration i henholdsvis GYM i et system og EUD i et andet, så skal skolen selv afgangsmelde de aktive elever i EASY-A med kode 99, der bruges ved overgang til nyt SA-system. STIL lukker ikke for nogen jobs i den forbindelse, og EASY-A kan derfor benyttes som hidtil.
  • Overgang med GYM og EUD: Ved overgang med al fuldtidsadministration lukker STIL for kommunikationen med Elevplan, EASY-P, AUB, SU og Ungedatabasen. Der fortsat være mulighed for bl.a. at foretage supplerende fuldtidsaktivitetsindberetninger til CØSA (på baggrund af de ordinære indberetninger, der er gennemført fra EASY-A), ligesom der kan være indberetninger til Eksamensdatabasen m.v. der skal færdiggøres fra EASY-A.
  • Overgang med AMU: Ved en overgang med AMU-aktivitet lukker STIL for kommunikationen med Efteruddannelse.dk. Der fortsat være mulighed for at foretage supplerende AMU-aktivitetsindberetninger til CØSA (på baggrund af de ordinære indberetninger, der er gennemført fra EASY-A). Der vil ligeledes fortsat være mulighed for bl.a. at udskrive AMU-beviser, der er dannet via EASY-A samt eventuel håndtering af AMU-udlån.

Opgaven ved en fuld overgang med al aktivitet er følgende:

  • Overgang med GYM, EUD og AMU: Ved en overgang med al aktivitet lukker STIL for kommunikationen med ovennævnte systemer. Der vil fortsat i en periode være åbent for EASY-A, så der kan foretages supplerende indberetninger, udskrives AMU-beviser, m.v.

Fremtidig adgang til historiske EASY-A-data

Institutionen vil frem til 31. juli 2021 kunne tilgå data i EASY-A via brugergrænsefladen. Herefter vil institutionen blive tilbudt et datadump indeholdende alle data fra skolens EASY-A-database. Institutionen skal desuden i forbindelse med overgangen være opmærksom på sine forpligtelse ift. journalisering og arkivering i henhold til arkivloven, uddannelseslovgivningen m.v. i sin tilrettelæggelse af evt. migrering af data til nyt studieadministrativt system, ESDH-løsning, m.v.

Sidst opdateret: 23. januar 2020