Opgaver ved overgang til nyt studieadministrativt system

STIL's kontor for infrastruktur

Institutionen skal informere Styrelsen for It og Læring om dato for overgang. Det skal senest ske den 1. juni 2019.

STIL koordinerer og aftaler procedurer for de enkelte systemer i UVM.

Nedenstående aktiviteter må ikke igangsættes før der er indgået en aftale med STIL herom.

fritvalg@stil.dk

Institutionen skal informere AUB om dato for overgang, og procedure skal aftales. Leverandøren af det nye system skal have en erhvervsfuldmagt fra skolen for at kunne indberette til AUB. Se https://indberet.virk.dk/aub-leverandoer. Bemærk, at alle skole- og skolehjemsophold, der ikke kan indberettes fra det nye system, skal være indberettet inden overgangen.

Bodil Bygvrå Nielsen BBN@atp.dk
Torben Have, thp@atp.dk

Institutionen skal informere DST om dato for overgang, og procedure skal aftales.

Nikolaj Kær Schrøder Larsen, nkl@dst.dk

Det er muligt at lave en delvis overgang til nyt system. Fx kan man overgå med GYM først, EUD næst, og AMU (og dermed al aktivitet) til sidst.

Hvis man overgår delvist med GYM-aktivitet og fortsætter for en periode med at administrere EUD-aktivitet i EASY-A, så skal skolen afgangsmelde alle GYM-elever med den særlige afgangskode 99, der benyttes ved overgang til et andet studieadministrativt system, så eleverne ikke er aktive i to systemer samtidigt. Afgangskode 99 sikrer at der ikke sendes ophørshændelser til bl.a. SU, AUB og Ungedatabasen.

Hvis man overgår delvist med GYM og EUD-aktivitet, så lukker STIL for integrationer til bl.a. SU, AUB, Ungedatabasen, Elevplan, EASY-P m.v., så der ikke længere kan udveksles data med disse fra EASY-A. Det er ikke nødvendigt at benytte afgangskode 99, når man overgår med al fuldtidsaktivitet til andet studieadministrativt system.

Bemærk, at hvis man fx overgår med GYM og EUD den 1. august, så skal aktivitetsindberetning for 3. kvartal foretages fra det nye studieadministrative system. Det vil fortsat i en overgangsperiode frem til nytår være muligt at foretage supplerende aktivitetsindberetninger fra EASY-A for de perioder, hvor den ordinære indberetning er foretaget fra EASY-A.

Ved en fuld overgang med al aktivitet fra EASY-A til andet studieadministrativt system lukker STIL for integrationer til bl.a. SU, AUB, Ungedatabasen, Elevplan, EASY-P, Efteruddannelse.dk m.v., så der ikke længere kan udveksles data med disse fra EASY-A.

Det er ikke nødvendigt at benytte afgangskode 99 ved en fuld overgang, idet integrationer til andre systemer lukkes.

Bemærk, at hvis man fx overgår med al aktivitet den 1. august, så skal aktivitetsindberetning for 3. kvartal foretages fra det nye studieadministrative system. Det vil fortsat i en overgangsperiode frem til nytår være muligt at foretage supplerende aktivitetsindberetninger fra EASY-A for de perioder, hvor den ordinære indberetning er foretaget fra EASY-A. Det gælder både for fuldtid- samt AMU-indberetning. Det vil ligeledes i en periode være muligt at udskrive AMU-beviser samt håndtere AMU-udlån via EASY-A.

Efter lukningen af skolens EASY-A-database vil det fortsat være muligt for skolen at se sine data (men ikke rette i dem) via brugergrænsefladen i EASY-A. Der vil være læseadgang frem til december 2020.

STIL orienterer produktejer om overgangen.

STIL orienterer produktejer om overgangen. Der lukkes for tilmelding i Efteruddannelse.dk op mod lukningen.

Alle oplysninger skal være overført til eksamensdatabasen inden overgangen.

STIL orienterer produktejer om overgangen.

Ved en fuld overgang lukkes for kommunikationen mellem EASY-A og Navision. Hvis EASY-A fortsat er åben for AMU-administration, skal det fortsat være muligt at kommunikere med Navision.

Ved migrering skal afhentning af ansøgninger fremover ske til skolens nye studieadministrative løsning. Dette skal skolen aftale med sin nye leverandør samt med Optagelse.dk-supporten.

Henvendelse til STIL's support for Optagelse.dk

STIL orienterer produktejer om overgangen.

STIL orienterer produktejer om overgangen.

Institutionen skal selv informere sine samarbejdsskoler om dato for overgang samt aftale, hvordan igangværende og kommende elevflytning, -deling, -udlån samt booking på ekstern skolehjem.

STIL's anbefalinger er:

Igangværende: Overvej at slette og oprette på i nyt studieadministrativt system (afhænger af varighed, sandsynlighed for behov for ændringer, m.v.)

Kommende: Bør slettes og oprettes på ny i nyt studieadministrativt system.

STIL kan hjælpe skolen med en oversigt over både de igangsværende og kommende aftaler, som skal håndteres inden overgangen. Skolen kan bede om en oversigt via en supportsag.

STIL stiller infrastrukturkomponenten EDUP til rådighed for skolerne, hvilken understøtter datastandarderne for elevflytning, elevdeling, elevudlån og skolehjemsbooking. Denne kan de studieadministrative systemer dermed afhente og aflevere data til, så der også kan udveksles data mellem de studieadministrative systemer.

Henvendelse til STIL's support for EASY-A

Skolen skal kontakte Økonomisk Administrativt Center i STUK, så der kan tilrettelægges en hensigtsmæssig procedure for gennemførelse af aktivitetsindberetningerne i overgangsperioden.

Som udgangspunkt afsluttes sidste hele kvartal i EASY-A. Alle supplerende indberetninger til tidligere kvartaler skal også være afsluttet. Hvis man eksempelvis skifter system den 1. august, skal man være opmærksom på, at indberetning fra tredje kvartal skal foretages fra det nye studiesystem. For fuldtidsindberetning skal man altså eksempelvis kunne indberette for hele perioden 16/6-15/9.

Tore Dyrberg-Jessen, Tore.Dyrberg-Jessen@stukuvm.dk

Institutionen skal informere Uddannelsesstyrelsen under Uddannelses- og Forskningsministeriet om dato for overgang, og procedure skal aftales.

Bemærk, at alle skoleophold, der ikke kan indberettes fra det nye system, skal være indberettet inden overgangen.

 helpdesk@su.dk

STIL orienterer UG-redaktører om overgangen.

STIL orienterer produktejer om overgangen.

Det er skolens eget ansvar sammen med sin leverandør at sikre sig, at eventuel integration fungerer med det nye system.

Ved eventuelle fejl efter overgang skal henvendelse rettes til STIL's support for UNI-Login.

Henvendelse til STIL's support for UNI-Login

STIL orienterer produktejer om overgangen.

Ved overgang skal skolens sammen med sin leverandør sikre sig, at alle relevante nøgler fra EASY-A, der benyttes i kommunikationen med XPRS, videreføres i det nye system.

Alternativt skal skolen vælge et tidspunkt for overgang, hvor der ikke er igangværende aktivitet ift. XPRS.

Alt efter hvilke uddannelser, som skolen udbyder, kan skolen være forpligtet til at orientere andre myndigheder og organisationer om den forestående fusion eller migrering. Det gælder bl.a.: Industriens Uddannelser, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Miljøstyrelsen, Danmarks Statistik, m.fl.

Industriens Uddannelser: Inger Riber, inr@iu.dk

Hvis skolen benytter flere samtidige studieadministrative systemer, skal skolen sikre sig, at de forskellige systemer retter til ved både fusion og migrering. Skolen skal i så fald aftale nærmere med leverandørerne af de studieadministrative løsninger.

Ved en fuld overgang, hvor EASY-A lukkes for brug, så afbrydes al kommunikation med tredjepartssystemer. Skolen skal derfor sørge for, at opgaver i tredjepartssystemer er færdiggjorte.

Skolen skal selv sørge for at håndtere diverse tredjepartssystemer samt orientere leverandørerne af disse, hvis systemerne fortsat skal benyttes efter fusionen eller migreringen. Det kan fx være Brobygning, UMS, Medarbejderplan, m.fl.

Skolen bør desuden være opmærksom på, at hvis man henter oplysninger om kursusudbud, skemaoplysninger m.v. til hjemmesiden eller til andre produkter, skal disse hentes fra det nye system.