I tabellen nedenfor beskrives en række opgaver, som skal håndteres af henholdsvis den enkelte institution og af Styrelsen for It og Læring. Opgaveoversigten er af vejledende karakter og baseret på erfaringen fra tidligere systemfusioner. Det er således ikke en endelig anvisning eller en udtømmende liste, men skal udelukkende betragtes som en hjælp til selvhjælp.

Revisionskommentarer:

  • 2020-02-25: Kontaktoplysninger til SU/VEU er ændret.
  • 2020-02-26: Beskrivelse af tilslutning.stil.dk er opdateret.
    Interessent Område Tovholder Beskrivelse Kontaktoplysninger GYM EUD AMU

    STIL's kontor for studieadministration

    UVM
    Skolen

    Institutionen skal ved godkendelse af skolefusion tage kontakt til Styrelsen for It og Læring med henblik på en aftale om, hvornår og hvordan systemfusionen skal gribes an. NB: Først når dato for systemfusion er aftalt med STIL kan der meldes ud til øvrige parter.

    fritvalg@stil.dk

    x x
    x
    AUB (ATP)
    Nationalt Skolen

    Institutionen skal informere AUB om dato for systemfusion, og procedure skal aftales. Leverandøren af det nye system skal have en erhvervsfuldmagt fra skolen for at kunne indberette til AUB. Se https://indberet.virk.dk/aub-leverandoer. Bemærk, at alle skole- og skolehjemsophold, der ikke kan indberettes fra det nye system, skal være indberettet inden overgangen.

    Bodil Bygvrå Nielsen BBN@atp.dk
    Torben Have, thp@atp.dk


    x
     
    CVR-registeret
    Nationalt
    Skolen
    Ved fusion vil der være behov for at nedlægge et eller flere af de gamle skolers CVR-numre. Dette håndteres af skolen selv. NB: Nedlæg IKKE CVR-numre, før systemfusionen er gennemført. Det kan bl.a. have betydning for Efteruddannelse.dk og Navision.

    x
    x
    x
    Danmarks Statistik Nationalt
    Skolen

    Institutionen skal informere DST om dato for overgang, og procedure skal aftales.

    Nikolaj Kær Schrøder Larsen, nkl@dst.dk

    x x
    x
    Digital post / e-Boks
    Nationalt
    Skolen
    Ved fusion skal løsning til digital post håndteres af skolen. Hænger sammen med CVR og Virk.dk.
      x
    x
    x
    EASY-P UVM
    STIL

    STIL orienterer produktejer om systemfusion.

        x  
    Efteruddannelse.dk UVM STIL

    STIL orienterer produktejer om systemfusion. Der lukkes for tilmelding i Efteruddannelse.dk, mens systemfusionen gennemføres i det studieadministrative system.

          x
    Eksamensdatabasen
    UVM
    Skolen

    Alle oplysninger skal være overført til eksamensdatabasen inden systemfusion.

      x
       
    Elevplan UVM STIL

    STIL orienterer produktejer om systemfusionen.

        x  
    Institutionsregisteret
    UVM
    Skolen
    Institutionsregisteret skal ajourføres med det nye institutionsnummer samt skolens DS-afdelinger. Skolen leverer oplysningerne til Institutionsregisteret. STIL sørger herefter for, at ændringerne bliver iværksat på rette tidspunkt i forhold til systemfusionen.

    Send henvendelse til institutionsregister@stil.dk med cc til fritvalg@stil.dk

    x
    x
    x
    Navision
    Nationalt
    Skolen

    Ved systemfusion vil der være behov for at lukke den ene Navision. Dette skal udføres af skolen selv eller dens driftsoperatør. Det skal ligeledes koordineres tæt med leverandøren af det studieadministrative system.

        x x
    Optagelse.dk
    UVM
    Skolen

    Ved systemfusion skal ansøgninger og bilag fremover afhentes af den fusionerede skole med det nye institutionsnummer. Skolen skal aftale det praktiske med optagelse.dk-supporten samt leverandøren af studieadministrative system. Forinden systemfusion skal skolen endvidere sørge for at håndtere opmærksomhedslisten.

    Henvendelse til STIL's support for Optagelse.dk

    x
    x
     
    Ordblindetesten
    UVM
    Skolen
    Skolen beder om at få knyttet den fusionerede institution med det nye institutionsnummer til.
    https://www.stil.dk/digitale-test-og-proever/ordblindetest
    x
    x
    x
    Praktik+ UVM STIL

    STIL orienterer produktejer om systemfusionen.

        x
     
    Praktikpladsen.dk UVM STIL

    STIL orienterer produktejer om systemfusionen.

        x
     
    Samarbejdsskoler og EDUP (ElevDataUdvekslingsPunkt)
    Lokalt Skolen

    Institutionen skal selv informere sine samarbejdsskoler om dato for systemfusion så fremtidige elevflytning, -udlån og -deling sker til det nye institutionsnummer. Det samme gælder booking på eksternt skolehjem samt aktivitetsindberetning ifm. AMU-udlån.

      x x
    x
    Studieadministrative systemer
    Lokalt
    Skolen
    Skolen skal sammen med sin systemleverandør aftale processen for systemsammenlægningen. NB: Hvis de fusionerende skoler benytter forskellige studieadministrative systemer til håndtering af den samme aktivitet, så skal det afklares med systemleverandørerne om der først skal gennemføres en konvertering af data fra et studiesystem til et andet, før fusionen gennemføres.
    Leverandørerne af de studieadministrative systemer
    x
    x
    x
    STUK
    UVM
    Skolen
    Skolen skal kontakte Økonomisk Administrativt Center i STUK, så der kan tilrettelægges en hensigtsmæssig procedure for gennemførelse af aktivitetsindberetningerne i overgangsperioden. Som udgangspunkt afsluttes sidste hele kvartal i EASY-A. NB: Alle supplerende indberetninger til tidligere kvartaler skal også være afsluttede inden systemfusion.

    Tore Dyrberg-Jessen, Tore.Dyrberg-Jessen@stukuvm.dk

    x
    x
    x
    SU Nationalt Skolen

    Institutionen skal informere Uddannelsesstyrelsen under Uddannelses- og Forskningsministeriet om dato for systemfusion, og procedure skal aftales.

    su-drift@ufm.dk

    x x
     
    Tilslutning.stil.dk
    UVM
    Skolen

    Ved systemfusion skal den nye institution med det nye institutionsnummer acceptere/indgå en række dataaftaler med sin systemleverandør, STIL, m.fl. Læs mere info om tilslutning.stil.dk her.

      x
    x
    x
    Uddannelsesadministration.dk
    UVM
    Skolen
    Ved fusion skal institutionen håndtere alle igangværende og fremtidige AMU-udlån, der skal afsluttes inden sammenlægningen. Skolen skal ligeledes instruere sine samarbejdspartnere om, at udlån pr. systemfusionsdato skal ske på den nye fusionerede skole.
          x
    UddannelsesGuiden UVM
    STIL

    STIL orienterer UG-redaktører om systemfusionen.

      x x
    x
    Ungedatabasen UVM
    STIL

    STIL orienterer produktejer om systemfusionen.

      x
    x
    x
    UNI-Login
    UVM
    Skolen

    Ved systemfusion skal institutionen aftale nærmere med UNI-Login-supporten, idet institutionen får nyt institutionsnummer (og afdelingsstruktur) og dermed ny UNI-Login-aftale.

    Henvendelse til STIL's support for UNI-Login

    x
    x
    x
    VEU-systemet
    Nationalt
    Skolen
    Ved fusion skal brugerne skal have overført deres rettigheder i VEU-systemer fra de nedlagte skolernes CVR-numre til det nye. Skolen skal kontakte VEU via helpdesk@su.dk.
    su-drift@ufm.dk
        x
    Virk.dk
    Nationalt
    Skolen
    Ved fusion skal Virk.dk håndteres af skolen sammen med CVR og e-Boks
      x
    x
    x
    VisKvalitet UVM STIL

    STIL orienterer produktejer om systemfusionen.

     
      x
    XPRS og Netprøver UVM Skolen

    Ved systemfusion skal dato for denne være afstemt med XPRS samt STUK's kontor for test og prøver, så systemfusionen tilrettelægges på et tidspunkt, hvor der ikke er igangværende aktivitet ift. XPRS.

    Henvendelse til STIL's support for XPRS

    x
       
    Øvrige myndigheder og organisationer
    Nationalt Skolen

    Alt efter hvilke uddannelser, som skolen udbyder, kan skolen være forpligtet til at orientere andre myndigheder og organisationer om den forestående fusion eller migrering. Det gælder bl.a.: Industriens Uddannelser, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Miljøstyrelsen, Danmarks Statistik, m.fl.

    Industriens Uddannelser: Inger Riber, inr@iu.dk

    x x
    x
    Øvrige studiesystemer Lokalt Skolen

    Hvis skolen benytter flere samtidige studieadministrative systemer, skal skolen sikre sig, at de forskellige systemer retter til.

      x
    x
    x
    Øvrige tredjeparter
    Lokalt Skolen

    Skolen skal selv sørge for at håndtere diverse tredjepartssystemer samt orientere leverandørerne af disse, hvis systemerne fortsat skal benyttes efter systemfusionen. Det kan fx være Brobygning, UMS, Medarbejderplan, m.fl. Skolen bør desuden være opmærksom på, at hvis man henter oplysninger om kursusudbud, skemaoplysninger m.v. fra studiesystemet til hjemmesiden eller til andre systemer, så skal dette hentes fra den nye institution.

      x
    x
    x


    • Interessent indeholder navn på modtager eller system, som har en opgave i forbindelse med systemfusionen.
    • Område kan være UVM's område, et nationalt system eller lokal aftale.
    • Tovholder kan være skolen eller STIL.
    • Beskrivelse indeholder en uddybning af opgaven.
    • Kontaktoplysninger er udfyldt, hvor det giver mening.
    • GYM, EUD og AMU indeholder en markering af, hvilket uddannelsesområde der er i spil.

    Hvis man har ønsker eller rettelser til listens indhold, kan der rettes henvendelse til Claus Huulgaard Sørensen. Se kontaktoplysninger nedenfor.

    Sidst opdateret: 26. februar 2020