Ansøgere til ungdomsuddannelser og deres forældre starter ansøgningsprocessen ved at logge på Optagelse.dk med deres MitID, forældre underskriver også barnets ansøgning med MitID. Optagelse.dk vedhæfter automatisk ansøgers eksamens- og prøvebeviser fra 9. og 10. klasse, hvis disse er indsendt til Karakterdatabasen (fra 2018 og frem).
Ansøgere til videregående uddannelser søger med deres MitID. Optagelse.dk henter automatisk beviser fra Eksamensdatabasen, hvis ansøger har et eksamensbevis fra 2004 eller senere, og beviset er indsendt til Eksamensdatabasen.
STIL driver løsningen og står for udvikling og vedligehold.
Styring og udvikling
De ansvarlige parter i drift, vedligehold og udvikling af Optagelse.dk er Børne- og Undervisningsministeriet (BUVM) og Uddannelses- og Forskningsministeriet.
Inddragelse af brugere og interessenter
Optagelse.dk bliver løbende videreudviklet til understøttelse af gældende regler. Det sker med input fra blandt andet brugertest, opsamling af data fra supporthenvendelser og samarbejder med interessenter.
På ungdomsuddannelsesområdet har BUVM dialog og samarbejde med blandt andet lederforeningerne, Den Kommunale Ungeindsats og leverandører af studieadministrative systemer. Dialogen med lederforeningerne sker f.eks. i Referencegruppen for studieadministrative systemer. Tilsvarende bliver der afholdt Leverandørmøder for leverandører af de studieadministrative systemer.
På det videregående område varetager Uddannelses- og Forskningsstyrelsen dialogen med sektor og brugere med henblik på at understøtte udviklingen.