Hop til indhold

Ved skift af SA-system er der en række opgaver, som institutionen skal håndtere. Derudover skal institutionen informere en række myndigheder og samarbejdspartnere. Det er den enkelte institutions ansvar at sikre, at alle relevante organisationer og institutioner bliver orienteret, og at institutionen lever op til de eksisterende krav ved skift af SA-system. 

Varsling af skift af 2 måneder før overgangsdato

Senest 2 måneder før den ønskede overgangsdato til et nyt SA-system skal institutionen informere følgende om skiftet:

  • Styrelsen for It og Læring (fritvalg@stil.dk) med henblik på koordinering af systemskiftet med styrelsens systemer samt dialog og sparring med institutionen om skift af SA-system.
  • Styrelsen for Undervisning og Kvalitet (tore.dyrberg-jessen@stukuvm.dk) med henblik på koordinering af opgaver i forbindelse med aktivitetsindberetning og udbetaling af tilskud.

Ud over Børne- og Undervisningsministeriet skal en række andre myndigheder orienteres. I nedenstående liste er samlet en række af de myndigheder, der skal orienteres i forbindelse med skift af SA-system. Listen er ikke udtømmende.

Varsling af øvrige parter

Vær opmærksom på, hvem der er relevant at orientere om skift af SA-system, eksempelvis faglige udvalg, leverandører af tredjepartssystemer, samarbejdsskoler om fx udveksling af data. For erhvervsuddannelserne gælder det særligt i forhold til elevflytning, -deling, -udlån og booking på eksterne skolehjem. For AMU kan det omfatte AMU-udlånsaktivitet. Det skal i disse tilfælde afklares, hvordan udveksling af data håndteres.

Opgaveoversigt ved skift af studieadministrativt system

I tabellen nedenfor kan du læse om, hvem der skal informeres samt hvilke opgaver, der skal håndteres, ved skift af SA-system. Opgaveoversigten er vejledende og ikke en udtømmende liste. Oversigten indeholder både opgaver, som institutionen er ansvarlig for, og opgaver, som Styrelsen for It og Læring er ansvarlig for. Kolonnerne i nedenstående liste dækker over følgende:

  • Område: Eksempelvis navn på fagsystem eller organisatorisk enhed.
  • Myndighed: Hvem der er ansvarlig for systemet, aftalen eller enheden, der refereres til.
  • Ansvarlig: Hvem der er ansvarlig for opgave i forbindelse med skift af studieadministrativt system.
  • Beskrivelse: Uddybning af opgaven.
  • Kontaktoplysninger: Hvem der kan kontaktes vedr. opgaven.
  • GYM, EUD, AMU, FGU: Markering af det eller de uddannelsesområder, som er omfattet af emnet.
Opgaveoversigt (version 1-12-2022)
Område Myndighed Ansvarlig Beskrivelse Kontaktoplysninger GYM EUD AMU FGU
Kontor for Studieadministration, Eksamensbeviser og Lærepladser  STIL
Institutionen Institutionen skal informere Styrelsen for It og Læring om dato for overgang med henblik på at tilrettelægge procedurer herfor. Ved eventuelle ændringer af tidsplan, behov for sparring m.v. kontaktes STIL. fritvalg@stil.dk x x
x
x
Center for Institutionsdrift og Tilskud
STUK
Institutionen Institutionen skal kontakte STUK's Center for Institutionsdrift og Tilskud med henblik på at tilrettelægge procedurer for gennemførelse af aktivitetsindberetningerne i overgangsperioden. 
Som udgangspunkt afsluttes sidste hele kvartal i det gamle studieadministrative system. Hvis man eksempelvis skifter system den 1. august, skal man være opmærksom på, at indberetning fra tredje kvartal skal foretages fra det nye studiesystem. I så fald skal fuldtidsindberetning for tredje kvartal indberettes via det nye system for hele perioden 16/6-15/9. 
Tore Dyrberg-Jessen, Tore.Dyrberg-Jessen@stukuvm.dk x
x
x
x
Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB)
ATP Institutionen Institutionen skal informere AUB om dato for overgang med henblik på at tilrettelægge procedurer for indberetning af oplysninger om elevers skoleophold samt kost- og logiophold, herunder også uddannelsesoplysninger. Leverandøren af det nye system skal have en erhvervsfuldmagt fra skolen for at kunne indberette til AUB. Se virk.dk/vejledning/aub/aub-systemleverandoer/. Bemærk, at alle skole- og skolehjemsophold, der ikke kan indberettes fra det nye system, skal være indberettet inden overgangen. AUB-support@atp.dk 
x
 
Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB)
ATP
Institutionen
Institutionen skal informere AUB om dato for overgang med henblik på at tilrettelægge procedure for indberetning af oplysninger om FGU-virksomhedspraktik. Leverandøren af det nye system skal have en erhvervsfuldmagt fra skolen for at kunne indberette til AUB. Se virk.dk/vejledning/aub/aub-systemleverandoer/ AUB-support@atp.dk        x
Miljøstyrelsens Autorisationssystem for brug af Bekæmpelsesmidler (MAB)
Miljøstyrelsen Institutionen
Uddannelsesinstitutioner skal indberette oplysninger om prøveresultater for udvalgte AMU-kurser og EUD-uddannelsesforløb til Miljøstyrelsens Autorisationssystem for brug af Bekæmpelsesmidler (MAB) som grundlag for udstedelse af autorisationer til anvendelse af bekæmpelsesmidler. Henvendelse om at blive oprettet skal ske til Miljøstyrelsen.   pesticider@mst.dk
x
x

Statens Uddannelsesstøtte (SU) Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
Institutionen
Institutionen informerer Uddannelses- og Forskningsstyrelsen om dato for overgang med henblik på at tilrettelægge en procedure herfor.   su-drift@ufm.dk  x x    
Navision Institutionen Institutionen
Vær opmærksom på, at der i en periode kan være behov for at kommunikere med Navision fra både det gamle og det nye studieadministrative system samtidigt. Skolen skal lave aftale med sin Navision-driftsoperatør.
   x x  x
Tilslutning.stil.dk
STIL
Institutionen Ved overgang til ny studieadministrativt system skal der indgås en række dataaftaler via Tilslutning.stil.dk mellem skolen og dennes systemleverandør. Systemleverandøren vil i den forbindelse bede skolen om at godkende dataaftalerne.    x
 x  x  x
Datavarehuset
STIL STIL
STIL orienterer produktejer. Bemærk, at efter overgang til nyt studieadministrativt system skal statistikindberetninger til Datavarehuset ske fra det nye studieadministrative system.      x x  x  x
Voksenuddannelse.dk
STIL
Institutionen
Ved overgang lukker STIL midlertidigt for tilmelding i Voksenuddannelse.dk. Skolen skal derfor forinden udarbejde en tekst, der kan vises, mens der er lukket. Eksempel: ”INSTITUTIONEN er i gang med at overgå til nyt studieadministrativt system. I perioden for overgangen vil det ikke være muligt at tilmelde sig kurser via Voksenuddannelse.dk. Tilmelding til vores kurser kan ske via HJEMMESIDE, pr. mail via EMAILADRESSE eller på telefonnr. TELEFONUMMER.” Den tilrettede tekst sendes til STIL i god tid inden nedlukningen. fritvalg@stil.dk
 
x
 
 Eksamensdatabasen STIL Institutionen Bemærk, at alle oplysninger skal være overført til Eksamensdatabasen inden overgangen.     x


Optagelse.dk
STIL
Institutionen
Afhentning af ansøgninger skal fremover ske til skolens nye studieadministrative løsning. Skolen skal udarbejde en aftale med sin nye leverandør samt med Optagelse.dk-supporten.  Henvendelse til STIL's support for Optagelse.dk x
x
   
Lærepladsen.dk STIL STIL STIL orienterer produktejer.     x
   
Samarbejdsskoler og EDUP (ElevData-
UdvekslingsPunkt)
- Institutionen
Institutionen skal selv informere sine samarbejdsskoler om dato for overgang samt aftale, hvordan igangværende og kommende elevflytning, -deling, -udlån samt booking på ekstern skolehjem skal håndteres.               Henvendelse til support for studieadministrativt system  x x
   
Ungedatabasen
STIL STIL STIL orienterer produktejer.    x x
 x  x
Unilogin STIL Institutionen Det er skolens ansvar sammen med sin leverandør at sikre sig, at eventuel integration fungerer med det nye system. Ved eventuelle fejl efter overgang rettes henvendelse til STIL's support for Unilogin.  Henvendelse til STIL's support for Unilogin  x x
 x  x
VisKvalitet STIL
STIL
STIL orienterer produktejer.  

x

XPRS og Netprøver STIL Institutionen Ved overgang skal skolen sammen med sin leverandør sikre sig, at alle relevante nøgler fra det gamle studieadministrative system, der benyttes i kommunikationen med XPRS, videreføres i det nye system. Alternativt skal skolen vælge et tidspunkt for overgang, hvor der ikke er igangværende aktivitet i XPRS.    x



Øvrige myndigheder og organisationer
-
Institutionen Alt efter hvilke uddannelser, som skolen udbyder, kan skolen være forpligtet til at orientere andre myndigheder og organisationer om den forestående fusion eller migrering. Overvej ligeledes om faglige udvalg alt efter institutionens uddannelsesudbud skal orienteres.  Industriens Uddannelser: Inger Riber, inr@iu.dk  x
x
x
x
Øvrige studieadministrative systemer - Institutionen Hvis skolen benytter flere samtidige studieadministrative systemer til forskellige uddannelsesområder, skal skolen sikre sig, at de forskellige systemer rettes til ved både fusion og migrering. Skolen skal i så fald aftale nærmere med leverandørerne af de studieadministrative systemer.    x  x x
 x
Øvrige tredjeparter - Institutionen Skolen skal før overgang til nyt studieadministrativt system være opmærksom på, om alle opgaver i tredjepartssystemer er færdiggjorte. Skolen skal selv sørge for at håndtere diverse tredjepartssystemer samt orientere leverandørerne af disse, hvis systemerne fortsat skal benyttes efter overgangen. Det kan fx være systemer til håndtering af brobygning, brugeradministration, HR, løn, LMS-systemer, skemaplanlægning, fraværsregistrering, og lignende. Skolen bør desuden være opmærksom på, at hvis man henter oplysninger om kursusudbud, skemaoplysninger m.v. til hjemmesiden eller til andre applikationer, skal disse hentes fra det nye system.   x
x
x
x
Sidst opdateret: 7. december 2022