Styrelsen udpeger i en række situationer medlemmer til udvalg, arbejdsgrupper med videre, som nedsættes under styrelsen eller under andre myndigheder. Der behandles personoplysninger som led i sagsbehandlingen.
Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne udpege et medlem til det pågældende udvalg, arbejdsgruppe med videre.
Kategorier af personoplysninger
Styrelsen behandler kontaktoplysninger, CV og andre almindelige oplysninger med henblik på at kunne udpege medlemmer til udvalg, arbejdsgrupper med videre.
Videregivelse af personplysninger
Styrelsen videregiver i visse tilfælde personoplysninger til ministeriets anden styrelse eller ministeriets departement med henblik på, at styrelserne kan bidrage til sager om udpegning.
I tilfælde hvor udpegningen vedrører udvalg, arbejdsgrupper med videre under andre myndigheder, videregives personoplysninger til den pågældende myndighed.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger kan stamme fra forskellige kilder. Der vil ofte være tale om offentligt tilgængelige oplysninger. Visse oplysninger kan indhentes fra den person, der udpeges.
Opbevaring af personoplysninger
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (cirka hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevarer styrelsen en kopi i cirka fem år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i styrelsen.